Comment rédiger un mail professionnel ? L’e-mail est un outil de communication fondamental. Il sert de lien direct pour se connecter avec les autres. En particulier sur le marché des affaires, cette source de communication est utilisée pour fournir des services, contacter les clients et communiquer efficacement avec eux.
Chaque jour, les gens envoient des centaines d’e-mails. Pour beaucoup d’entre nous, envoyer un e-mail ressemble à une tâche routinière. Cependant, rédiger un e-mail clair et convaincant est essentiel pour atteindre nos objectifs professionnels. Si vous avez déjà rencontré ces questions dans votre esprit, « Comment pouvez-vous les rédiger bien et bien organisés ?» ou « Quel ton devez-vous utiliser pour paraître professionnel mais amical ?» ou même, devez-vous commencer par une salutation de base « Bonjour, Hey » ?» vous n’êtes pas seul.
Ce guide vous proposera des conseils pour rédiger des messages professionnels qui communiquent efficacement. Nous inclurons même des exemples pour vous aider à démarrer.
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Comprenez votre intention
À quoi sert vraiment votre e-mail ? Avant de commencer à écrire, réfléchissez à ce que vous voulez en tirer. Cette clarté vous aide à les créer facilement en fonction de vos besoins. Si vous écrivez pour une entreprise, vous souhaiterez probablement le garder plus formel. Quel que soit votre objectif, le bon ton contribuera à garantir que votre message sera reçu comme vous le souhaitez.
Créez une ligne d’objet accrocheuse
La ligne d’objet est un élément crucial de votre e-mail. Si vous la laissez vide, votre e-mail risque de ne pas être ouvert ou d’être déplacé vers le dossier des courriers indésirables. Cette courte phrase, ainsi que votre nom ou votre adresse e-mail, est ce que le destinataire verra en premier, alors faites en sorte qu’elle compte.
Une ligne d’objet claire et spécifique permet au lecteur de savoir à quoi s’attendre et peut aider votre e-mail à se démarquer. Au lieu de « Bonjour et veuillez lire », essayez quelque chose de simple : pouvons-nous organiser une réunion ?
Commencez par une salutation appropriée
Les salutations sont la chose la plus essentielle dans un e-mail. Nous voulons toujours faire une excellente première impression, et choisir la salutation appropriée est la façon de mettre en avant votre meilleur atout.
Par conséquent, si vous rédigez une communication commerciale à envoyer à une liste de diffusion, commencez par « À qui de droit » pour les salutations formelles ou « Bonjour à tous » pour un groupe de destinataires avec lesquels vous avez une relation de cause à effet.
Créer plusieurs e-mails à partir d’un seul modèle
Supposons que vous ayez une charge de travail importante ou que vous ayez besoin de plus de temps pour créer plusieurs e-mails. Mais vous pouvez créer un exemple d’e-mail, puis le paraphraser en fonction de vos besoins. De cette façon, vous pouvez créer différents e-mails à partir d’un seul signal.
Si cela vous semble intimidant, vous pouvez utiliser un reformuler un texte par Paraphraser.io . L’outil analyse l’ensemble du texte de manière intelligente, vous offrant ainsi un contenu plus gérable et bien écrit. Il existe plusieurs modes ; vous pouvez changer le ton de votre message en fonction de votre intention.
Rédigez un message concis
Un e-mail professionnel commence souvent par une salutation amicale ou une note d’appréciation, comme « J’espère que vous allez bien », « J’espère que vous passez une bonne semaine » ou « C’était agréable de vous voir à la présentation de la semaine dernière ! » Après cette introduction chaleureuse, montrez que vous respectez le temps du destinataire en restant concis.
Organisez soigneusement vos pensées et tenez-vous-en à un sujet principal, qu’il s’agisse d’une demande, d’une question ou d’une explication. Vous devez utiliser des paragraphes courts ou des puces pour mettre en évidence les informations essentielles. De cette façon, les lecteurs peuvent rapidement comprendre le message sans survoler les détails importants.
Rendez-le lisible
Votre e-mail doit toujours conserver un ton professionnel. Si votre message est difficile à lire ou mal écrit, le destinataire peut penser que vous avez besoin de plus de compétences pour communiquer efficacement, ce qui pourrait nuire à l’image de votre entreprise.
En revanche, si votre message contient des phrases non structurées ou un libellé difficile à lire, personne ne voudra le lire. Par conséquent, vous devez vérifier en profondeur sa grammaire, sa structure, son formatage, etc.
Clôture d’un e-mail avec une direction claire
Après avoir posé votre question, partagé des informations ou lancé une invitation, il est essentiel d’indiquer clairement l’action que vous attendez du destinataire et quand elle est nécessaire, tout comme un appel à l’action.
Si aucune autre action n’est requise, comme simplement fournir des informations ou exprimer sa gratitude, terminez votre message par une déclaration de soutien ou d’appréciation. Cela permet au destinataire de connaître les prochaines étapes ou de clôturer la conversation de manière positive.
Signature avec coordonnées
À la fin de votre message, vous devez fournir à votre destinataire votre nom, votre titre et vos coordonnées corrects afin qu’il sache comment vous joindre et vous adresser. La plupart des entreprises disposent d’une signature automatique pour les e-mails professionnels que vous écrivez depuis votre travail.
Cependant, si vous écrivez à une entreprise à partir de votre adresse e-mail privée, vous devez créer une signature pour donner à vos e-mails une clôture professionnelle.
Relisez votre e-mail
Vous avez essayé d’écrire un e-mail professionnel, alors n’appuyez pas encore sur Envoyer. Veuillez le relire attentivement. Si vous envoyez plusieurs e-mails par jour, il peut être facile de négliger cette étape, mais vous devez les relire pour vérifier l’orthographe et la grammaire. Si vous avez le temps, rédigez votre e-mail et revenez-y plus tard pour vous assurer qu’il a l’air bien avec un œil neuf. Cela peut vous aider à détecter cette faute de frappe ou cette erreur embarrassante avant de les envoyer.
Comment rédiger un mail professionnel : conclusion
La rédaction d’un e-mail professionnel est une compétence essentielle qui porte ses fruits à long terme. Comme toute autre compétence, elle s’améliore avec la pratique. Par conséquent, investissez vos efforts et votre temps dans cette tâche pour améliorer vos compétences en communication écrite. Cela peut vous faire gagner du temps, éviter les malentendus et renforcer vos relations professionnelles.
Avant d’appuyer sur le bouton d’envoi, prenez un moment pour réfléchir à votre message. Veuillez le garder concis et concis, et assurez-vous de l’avoir relu deux fois. Une fois que vous êtes sûr de vous, vous pouvez l’envoyer à vos clients.
Entrepreneur, investisseur immobilier et passionné de liberté financière, j’ai accompagné des milliers de personnes à réussir sur internet au travers de formations en ligne, guides et coaching personnalisés.
