Toute personne physique ou morale de droit privé ou public, exerçant une ou plusieurs activités à vocation commerciale, a l’obligation de s’inscrire ou s’immatriculer au registre du commerce. Mais, que signifie registre du commerce ? Comment et pourquoi le commerçant devrait s’y inscrire et quel est son impact ?
Le registre de commerce : qu’est-ce que c’est ?
Le registre du commerce et des sociétés, créé depuis 1919, en abrégé RCS, est un recueil ou un jeu de données, recensant les informations relatives sur les personnes physiques (entreprises) ou morales (sociétés), dont l’activité est purement commerciale. Ce document est géré par les greffiers des tribunaux de commerce, auprès de qui s’effectue l’immatriculation des commerçants.
Selon le dictionnaire juridique, l’immatriculation est une procédure à l’issue de laquelle un commerçant, une personne physique ou morale, se fait inscrire sur un registre ; le but étant de se faire reconnaître commerçant ou de bénéficier d’une personnalité morale. En principe, le commerçant engage la procédure d’immatriculation et le greffier de la juridiction compétente ou de l’organe compétent au sein de l’Etat partie est chargé de l’achever. Le juge exceptionnellement peut ordonner l’accomplissement d’une formalité d’immatriculation au RCS.
Le recueil d’informations concernant le commerçant regorge de plusieurs éléments qui l’identifient : adresse, type d’activité, numéro d’inscription au registre du commerce, le capital, état d’endettement, chiffre d’affaires réalisé, date de fin d’exercice, etc. Ce document dont les informations seront mises à la disposition du plus grand nombre permet d’informer sur le sérieux de l’entreprise immatriculée. Dispose de la qualité de commerçant assujetti à l’immatriculation au RCS, toute personne agissant à son propre compte à l’achat des biens meubles afin de les revendre.
Entreprises pouvant s’inscrire au registre du commerce
Sont concernés par l’immatriculation au RCS, les personnes ayant une qualité de commerçant. Toutefois, le commerçant qui démarre une activité économique sous un statut d’auto-entrepreneur est dispensé à l’inscription au registre du commerce et sociétés. L’immatriculation au RCS est d’une importante capitale, vu qu’elle permet de démontrer le sérieux de son entreprise.
L’inscription au registre du commerce et des sociétés concerne, de ce fait, les différentes entreprises suivantes :
- Personne physique s’activant à un acte de commerce ;
- SARL (Société à Responsabilité Limitée) et EURL (Entreprise Unipersonnelle à Responsabilité Limitée) ;
- SNC (Société en nom collectif) ;
- Société en commandite par action (SCA) ;
- SCS ou société à commandite simple ;
- Société par actions simplifiées (SAS)
- Les sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU);
Société anonyme (SA) ;
- Groupement d’intérêt économique (GIE)
- Groupement européen d’intérêt économique (GEIE) ;
- Société civile
- Société à prépondérante à capital variable (SPPICAV)
- Société européenne
- Sociétés à commandites par actions
- Société civile professionnelle d’avocats (SCP d’avocats)
- Succursale d’une société étrangère
- Groupement de personnes ou association sans but lucratif ayant émis des obligations ;
- Etablissement public français à caractère industriel et commercial (EPIC).
Pourquoi s’immatriculer à un registre du commerce et sociétés ?
L’inscription au registre du commerce et des sociétés engendre des effets juridiques primordiaux. Elle offre la personnalité morale aux sociétés et confère aux commerçants ou personnes physiques, la présomption de commercialité. L’immatriculation a également pour but d’assurer la sécurité des transactions financières.
Juridiquement parlant, l’immatriculation au registre du commerce est une présomption de naissance du fonds de commerce qui correspond à l’activité immatriculée. L’inscription à un registre du commerce est le seul moyen par lequel une personne physique peut se définir en tant que commerçant. Cela permet également à la personne immatriculée de justifier sa non-liaison à un contrat de travail.
L’immatriculation au registre du commerce est nécessaire pour toute personne désirant informer sur le sérieux de son entreprise. Pour les sociétés, l’immatriculation a pour effet de reconnaître la jouissance d’une personne morale. Elle se traduit par le fait que la société détient une vie juridique et emporte la reprise des actes passés pour le compte de la société en formation. L’immatriculation des personnes physiques est susceptible de produire des conséquences juridiques auprès des tierces. La qualité des personnes physiques ou morales est rendue opposable aux tierces.
Les étapes de l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés
L’enregistrement au RCS requiert trois principales étapes exécutées par l’entreprise et les organismes compétents.
Etapes 1 : Préparation et dépôt de demande d’immatriculation
Cette première étape de l’immatriculation au registre du commerce est très capitale. Les informations de la demande diffèrent de la personne physique à la personne morale.
Pour une personne physique, la demande d’immatriculation doit contenir :
- Le lieu et la date de naissance ;
- Numéro d’identification et localisation, au cas échéant, la déclaration d’insaisissabilité des droits sur son habitation principale;
- Informations au contrat d’appui au projet d’entreprise ;
- Nom du domaine du site internet ;
- Nom du conjoint ou partenaire passé s’il participe encore à votre activité commerciale ;
- Adresse de l’entreprise ou du domicile ;
- Date du début de l’activité commerciale
- Si possible, nom commercial
- Provenance des fonds de votre commerce ; dire s’il s’agit d’une création ex nihilo, d’une reprise, d’un achat ou d’une licitation.
Pour une personne morale le contenu de la demande inclut :
- Le nom ou la raison sociale de l’entreprise accompagnée du sigle s’il y en a ;
- La forme juridique pour définir au mieux le statut fiscal tout en précisant s’il existe un associé supplémentaire ;
- Adresse du domicile juridique ;
- Le montant relatif au capital (montant le plus bas de votre capital si vous disposez d’un capital variable) ;
- Nom du domaine de votre site internet ;
- Activités principales ;
- Durée estimative de vie d’une société ;
- Date de fin d’exercice social ;
- S’il y a lieu, les informations sur le CAPE (Contrat d’aide au projet d’entreprise) ;
- Nationalité et domiciliation des associés toujours et solidairement responsables de la dette sociale ;
- Nationalité et contrat de domiciliation des dirigeants tels que chef du conseil, directeur général, président du conseil d’administration, commissaires aux comptes, etc.
Forme et délai de dépôt d’une demande d’immatriculation au RCS
Le plus souvent, la demande d’inscription au registre du commerce s’établit à l’aide d’un formulaire CERFA avec un intitulé variant selon le type de personne : PO pour les personnes physiques et MO pour les personnes morales. La demande d’immatriculation se fait généralement auprès du greffier du tribunal du commerce ou auprès de la chambre du commerce et d’industrie.
Internet est également un moyen par lequel certaines personnes sollicitent une demande d’inscription au RCS. Quel que soit le procédé utilisé, les formulaires sont parafés par une signature électronique ou manuelle du demandeur ou du mandataire. Ce dernier peut être un avocat qui devra justifier son identité, sans oublier de fournir une procuration attribuée par le demandeur.
Toutefois, il est recommandé de déposer la demande d’immatriculation d’une entreprise individuelle dans un délai maximal de 15 jours avant le début d’exercice de la personne physique. Ce dernier doit la déposer au plus tard le mois précédant la date désignée pour le début de l’activité commerciale. Par contre, aucun délai de dépôt n’est prévu pour les sociétés.
Mais, il est toujours conseillé de déposer la demande d’immatriculation le plus tôt possible ; idéalement peu de temps après le dépôt des ressources financières auprès d’une banque, après la signature des accords ou après la proclamation de ce document dans un journal d’annonces légales (JAL). Pour un GIE, le formulaire de demande doit être déposé dans un délai maximal de 15 jours juste après l’ouverture du siège ou de l’établissement.
Etape 2 : Traitement d’une demande d’immatriculation
Que ce soit le greffier du Tribunal du commerce ou la Chambre des commerces et d’industrie, ces centres de formalité des entreprises ne réalisent qu’un contrôle absolu des documents mis à leur disposition dans la demande d’immatriculation. Leur validité et régularité sont confirmées par les organismes destinataires. Une fois que cette demande d’inscription au registre du commerce est régulière et valide, ces informations sont destinées aux organismes ci-après :
- A l’INSEE chargé d’attribuer le numéro de SIREN (9 chiffres octroyés à une unité légale), le numéro du SIRET (14 chiffres composés des 9 numéros du Siret) et le numéro du NAF (Nomenclatures d’activités françaises).
- A INPI (L’institut National de la propriété industrielle);
- Aux organisations sociales tels que le régime général dédié à la sécurité sociale et le régime social pour les indépendants
- Au Service d’impôts des entreprises (SIE)
En grosso modo, le greffier est chargé de la vérification du dossier de la demande d’immatriculation. Il veille à ce que ce dernier soit complet, tout en veillant sur la régularité des informations ainsi que sur la conformité des lois et règles des informations encore appelées énonciations. Il contrôle aussi la correspondance des pièces justificatives suivie des informations et des actes nécessaires et des produits liés à l’appui à la demande.
Son rôle étant bien défini, il n’est pas convié à contrôler la validité juridique des statuts, c’est-à-dire la conformité des règlements des décisions de l’entreprise. A l’issue de ses vérifications, il établit l’extrait du registre du commerce et des sociétés ou encore l’extrait Kbis permettant de prouver l’existence juridique ou le statut juridique d’une société ou d’une personne physique. Si le dossier est correct, le greffier réalise l’inscription dans un délai d’un jour après la réception de la requête.
Au cas contraire, il doit, dans un délai d’un jour, réclamer les pièces manquantes qui doivent être en sa possession dans un délai maximal de 15 jours ouvrables. Il peut également résoudre les contestations ou litiges survenues entre le greffier et le demandeur. En cas de contestation d’immatriculation par le greffier, le demandeur peut saisir le tribunal de grande instance pour une conciliation des parties.
Etapes 3 : Publicité de l’immatriculation au registre du commerce et des sociétés
L’inscription au RCS fait l’objet d’une note publiée au BOdacc (Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales) sous la surveillance de l’organisme compétent notamment le greffier du tribunal du commerce.
Les informations sur les avis de publications peuvent varier selon le type de personne : personne physique ou morale.
En ce qui concerne l’entreprise individuelle ou une personne physique, la note contient les informations ci-après :
- Numéro SIREN ;
- Nom d’usage, prénom, nom et pseudonyme de l’entrepreneur individuel immatriculé ;
- Nom commercial,
- L’activité exercée, la date de début de l’exercice, lieu commercial
Concernant une société ou personne morale, notamment les GIE, l’avis contient les informations suivantes :
- Numéro SIREN ;
- Dénomination sociale, raison sociale accompagnée du sigle ou du nom de commerce, s’il y a lieu
- Somme totale du capital social et si votre société à un capital variable, vous devez donner un montant en dessous duquel ce capital ne doit, en aucun cas, être réduit ;
- Coordonnées du siège administratif ;
- Activités pratiquées et date du début des opérations ;
- identité des associés solidairement et indéfiniment responsables des obligations sociales ;
- Noms et prénoms des gérants, notamment les administrateurs et les commissaires aux comptes ;
Pour un GIE, les informations à publier sont les noms et prénoms des administrateurs ou des personnes vérifiant les comptes. Pour les SARL EURL et SASU, l’insertion au BOdacc n’est pas toujours requise. Sous peines d’amende pénales destinées aux infractions de classe 4, l’immatriculation fait l’objet d’une publication sur chaque document commercial émis par la personne physique ou morale.
Ces informations doivent être publiées sur les documents suivants : factures, commandes, tarifs, site internet, documents publicitaires… En plus du numéro de SIREN de l’entreprise, figurent d’autres informations complémentaires telles que : la ville du greffier, l’adresse de l’entreprise, le siège de votre société. Pour une société commerciale, disposant d’un siège à l’étranger, le numéro d’immatriculation doit être ajouté aux informations précitées.
Conclusion
En définitive, le registre du commerce est un document essentiel pour réussir une activité économique ou commerciale. C’est l’un des documents indispensables pour une personne qui souhaite exercer ses opérations commerciales en toute légalité. La procédure d’immatriculation au RCS diffère selon le type de société ou de personne.
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