La gestion d’une entreprise nécessite la maîtrise d’un flux informationnel. Pour se faire, il faut que les différents cadres et employés puissent discuter lucidement et sainement. Sans cela, il va naître des tensions entre les collègues et l’information ne pourra pas passer, ce qui peut conduire à la chute de l’entreprise sur le long terme. Il faut que chaque intervenant puisse s’exprimer et se faire entendre sans toutefois heurter la sensibilité de ses vis-à-vis. Mais comment faire ? Il existe heureusement des moyens efficaces à employer pour apprendre à communiquer en entreprise. Il s’agit de petites astuces simples à appliquer, qui permettent des échanges fructueux dans les organismes. Grâce à ces techniques, vous pourrez mieux tenir des conversations dans les brainstormings en compagnie, ou simplement échanger avec un collègue.
Apprendre à créer la conversation
La première notion à intégrer pour apprendre à communiquer en entreprise, c’est la conversation. Vous devez être en mesure de susciter la discussion avec votre collègue. Si vous ne maitrisez pas cette notion, vous risquez de ne jamais pouvoir vous exprimer en entreprise. Toutes les discussions que vous engagerez se termineront avant même que vous ne puissiez venir au but de votre conversation.
C’est pourtant simple de créer la conversation. Il suffit d’aborder un de vos collaborateurs avec une phrase qui le poussera à communiquer avec vous. Le meilleur moyen d’apprendre à communiquer, c’est d’opter pour des questions à réponses ouvertes pour créer la conversation.
Par exemple, dans une situation au bureau, vous pouvez ouvrir une conversation avec un collaborateur par des formules telles que :
- « Comment progresse le traitement du dossier ? »
- « Que pensez-vous de… ? »
En optant pour ce type d’introduction, vous donnez un vaste champ de réponse à votre récepteur. Il répondra sûrement d’une manière explicative. Vous aurez réussi à créer la discussion. Pour apprendre à communiquer au travail, vous devez éviter les questions trop fermées dont la réponse sera soit « oui » soit « non ». Il s’agit des expressions comme :
- « Avez-vous fini de traiter le dossier ? »
- « Etes-vous d’accord pour… ? »
Ces formes d’interrogation réduisent le champ de réponse de votre interlocuteur. Si vous voulez apprendre à communiquer en entreprise, il vaut mieux ne pas trop en user.
Apprendre à écouter et à comprendre
Dire que communiquer c’est aussi laisser les autres s’exprimer, veut dire qu’il faut bien savoir les écouter. Vous devez donc vous montrer réceptif et assez compréhensif. Il ne faut surtout pas que votre collègue ait l’impression de « s’adresser à un mur » qui ne prend pas en compte ce qu’il dit. Ceci pourrait le pousser à hésiter à communiquer avec vous au travail, ce qui est désavantageux pour l’entreprise.
Lors de vos échanges entre collaborateurs, vous devez prêter une oreille attentive à chacune des paroles de vos interlocuteurs. Le faire, témoigne de la considération que vous avez pour leurs idées et les informations qu’ils ont à transmettre. Vous devez aussi essayer de comprendre au mieux leurs propositions plutôt que de les rejeter sans y faire attention. Si vous prenez le soin de bien écouter avant de donner votre avis, cela les encourage à toujours requérir votre opinion à chaque fois qu’ils ont quelque chose à proposer. Ainsi lorsqu’ils auront une information, ils s’empresseront de vous la communiquer.
En gros, il est important de savoir écouter ses collaborateurs pour apprendre à communiquer avec eux. Cependant, il ne faut pas être passif et se contenter d’écouter sans dire le moindre mot. Vous devez sans le couper, rebondir sur les propos de votre boss ou collègue quand il le faut.
S’impliquer dans la conversation
Beaucoup de personnes au travail, n’aiment pas s’impliquer directement dans les prises de décision ou dans les informations. Elles préfèrent substituer les pronoms personnels qui se rapportent à eux (Je, j’, nous) par le pronom indéfini « On ». Vous remarquerez que ces personnes sont timides et ont de la peine à s’affirmer et à communiquer avec les collègues.
Si vous voulez exprimer un désir, une critique ou autre chose, il est important de vous impliquer dans la phrase. Des paroles telles que « on avance vraiment pas » ne vous permettent pas d’exprimer quoi que ce soit. Il convient de dire « J’ai remarqué que le travail n’avance pas considérablement ces derniers temps ». En vous exprimant ainsi, votre boss ou votre collègue ne peut pas prendre à la légère vos déclarations.
En entreprise, les informations qui se disent avec le pronom indéfini « on » font office de rumeur. Une phrase comme « on va revoir notre politique commerciale », ne témoigne d’aucune véracité pour la simple et unique raison qu’elle n’implique personne. Pourtant si vous dites « Je pense qu’on devrait revoir notre politique commerciale », là il ne s’agit plus d’une rumeur ou d’une affirmation peu concrète. Il est plutôt question de l’expression de votre pensée vis-à-vis de vos collègues.
L’implication de soi-même est la meilleure façon d’apprendre à communiquer. Cela vous permet d’exprimer clairement vos idées abstraites et vos impressions.
Apprendre à être concret
Vous devez apprendre à dire clairement ce que vous pensez. Si vous voulez par exemple attirer l’attention de votre boss sur une de vos observations, dites-le-lui de manière concrète. Les travailleurs trop timides vont se contenter de dire très subtilement ce qu’ils pensent. Dans une situation particulière en société, ils diront « Il y’a très peu de chance que ce projet réussisse ». Cette affirmation ne donne pas assez d’informations à votre boss pour qu’il vous comprenne. La communication tombe dans une impasse.
Vous devez donc parler plus concrètement, en exprimant vos opinions avec plus de précisions. Dites par exemple « Au regard de la difficulté d’implémentation de ce projet, je ne suis pas convaincu(e) de sa réussite ». De cette manière, vous êtes assez clair dans vos propos et vos collègues voient exactement ce que vous voulez souligner. Vous aurez fourni assez d’éléments pour permettre à vos interlocuteurs de se retrouver et de répliquer pour rendre vos échanges fluides.
Retenez donc que pour apprendre à communiquer au bureau, vous devez être assez clair dans vos propos. Laissez tomber les affirmations abstraites. Être concret dans vos propos, vous permet d’être convaincu de votre opinion, et de ne pas avoir peur de le faire savoir. Ainsi lorsque vous l’exposez à votre collaborateur, votre opinion semble murement réfléchie avant d’être prononcée.
Apprendre à marquer un temps d’arrêt
Pour une communication saine en entreprise, vous devez apprendre à marquer un temps d’arrêt quand vous parlez. Si vous tenez un long discours face à votre patron ou aux collègues, vous risquez de devenir agaçant(e) et de ne plus être écouté(e). Vous devez garder le silence un moment pour permettre à votre collaborateur d’intégrer ce que vous venez de dire et de s’exprimer à son tour.
Ce sera aussi l’occasion pour vous de l’écouter et de penser minutieusement ce que vous allez dire après qu’il ait fini de parler. Pour apprendre à communiquer au travail, pensez à garder le silence quand il le faut.
Parler simplement
Parfois, vous vous dites que pour mieux communiquer en entreprise, il faut briller par votre vocabulaire. De ce fait, vous jonchez votre discours de termes techniques et d’expressions trop profondes. C’est une erreur de procéder ainsi. En entreprise, il est nécessaire que les collaborateurs soient dans une atmosphère de complicité. Avoir un langage trop intelligent ne cadre pas vraiment avec cet idéal.
Vous devez donc apprendre à communiquer le plus simplement possible avec vos collaborateurs. Ce n’est pas forcément parce que vous êtes en face du patron qu’il faut épater par votre langage. Cherchez plutôt à détendre l’atmosphère avec un vocabulaire simple et courant qui flirte avec la familiarité.
La communication en entreprise est censée être agréable et détendue. Les différents membres d’une société forment une équipe. Ils doivent se parler dans la convivialité pour se comprendre facilement et travailler efficacement. C’est dans cette logique que vous devez apprendre à communiquer avec vos collègues. Vous devez adopter une expression qui leur sera familière et qu’ils comprendront facilement.
Pour développer cette qualité, chaque fois que vous en avez l’occasion, n’hésitez pas à avoir des conversations banales avec vos collègues. Vos discussions ne doivent pas forcément être d’ordre professionnel. Cela peut concerner la famille ou d’autres choses simples. Le faire va vous permettre de mieux connaitre votre collègue. Vous saurez désormais à quoi il peut être sensible, bref vous saurez mieux communiquer avec lui à l’avenir.
Parce que vous aurez créé un climat d’entente avec votre collaborateur, il sera plus facile d’aborder des questions professionnelles avec lui au bureau.
Être positif
Pour être plus à l’aise dans les échanges au travail, il faut adopter une allure rassurante. Soyez positif dans vos propos tant que vous le pouvez. Ne soyez pas ce salarié qui prend la parole uniquement pour blâmer et se plaindre. Si vous le faites, vous aurez de la peine à communiquer avec vos collègues et encore plus avec vos supérieurs hiérarchiques.
Il faut apprendre à féliciter chaque fois que l’occasion se présente. Quand les choses vont mal, vous devez encourager vos collègues et tenir un discours qui rassure. En le faisant, vous devenez le salarié optimiste du service, et il sera plus facile pour vous de vous exprimer face à vos collègues. Tout le monde sera à votre écoute, car ils verront en vous la personne qui procure la sérénité aux travailleurs.
Il est aussi important d’apprendre à accepter que votre employeur ou un collègue vous félicite. Vous ne devez pas forcément vous montrer gêné(e) lorsqu’un collaborateur apprécie votre travail ou autre chose. Apprenez à dire un simple « merci » plutôt que jouer à la modeste personne qui dit toujours « non ce n’est rien, pas la peine de me remercier ».
En refusant un compliment, vous rendez la conversation encore plus formelle. En vous montrant plus réceptif aux critiques positives, vous créez une sorte d’admiration mutuelle avec vos collaborateurs. Sur cette base vous saurez mieux comment les aborder au travail.
Savoir achever une conversation
Apprendre à communiquer en entreprise ne revient pas seulement à user de méthodes pour engager des discussions avec ses collègues. Vous devez aussi apprendre à conclure une discussion et passer à autre chose.
Pour se faire, vous devez vous entrainer à avoir un certain tact. Rompre une conversation de manière trop brusque peut heurter la sensibilité de votre interlocuteur, ce qui va compliquer une nouvelle prise de contact avec lui. Il convient de vous retirer d’une conversation avec politesse et en montrant votre considération. Vous pourrez par exemple prendre congé en disant : « Ce fut un plaisir d’échanger longuement avec vous » ; « merci d’avoir répondu à mes préoccupations ».
De telles formules de politesse vous permettent de rester en bon terme avec vos partenaires de travail. Pensez à les maitriser pour apprendre à communiquer dans votre lieu de service.
Se former
Savez-vous qu’il existe des organismes de formation pour la communication en entreprise ? Ils sont très en vogue de nos jours. Alors, si vous avez de la peine à communiquer dans votre milieu professionnel, n’hésitez pas à vous rapprocher de ces formations. Ils sauront vous apporter des conseils plus approfondis pour faciliter vos échanges au travail. Vous pouvez par exemple, si vous êtes un PDG ou un haut cadre, solliciter l’intervention d’un COACH en communication au sein de votre entreprise. Celui-ci aidera à faire comprendre à tous les salariés l’importance de la communication pour la société.
Vous pourrez donc mieux comprendre comment échanger efficacement avec vos collaborateurs, sans heurter leurs sensibilités. C’est le moyen idéal pour évaluer vos capacités de communications et de vous perfectionner. Grâce à une formation en communication d’entreprise vous serez en mesure d’établir une collaboration saine entre vous et les autres employés de l’entreprise.
En définitive, il apparait clairement que la communication en entreprise est une notion de la plus grande importance. Si elle n’est pas bien pratiquée, une mésentente ne tardera pas à se créer entre les différents collaborateurs de la société. Raison pour laquelle, vous devez être en mesure de communiquer efficacement avec les autres membres de l’entreprise. Pour cela, vous pourrez apprendre en mettant en application ces astuces qui vont vous permettre d’être plus sociable et efficace sur votre lieu de travail.
Entrepreneur, investisseur immobilier et passionné de liberté financière, j’ai accompagné des milliers de personnes à réussir sur internet au travers de formations en ligne, guides et coaching personnalisés.
