Favoriser la communication en entreprise est essentiel, peu importe le domaine d’activité de l’entreprise. Elle sert à resserrer les liens entre tous les employés de la société pour créer une ambiance et rendre ces derniers plus efficaces au travail.
Savoir mettre en commun les talents de chacun
Pour que les employés d’une entreprise puissent évoluer dans de bonnes conditions, chaque dirigeant qui souhaite le succès de son affaire se doit de tout mettre en place pour que l’ambiance de travail entre ses employés soit la meilleure possible.
Pour parvenir à cette fin, le chef d’entreprise peut tout d’abord mettre l’accent sur la communication, pour faire en sorte d’établir un rapport sain et amical entre ses employés, et qu’ainsi une ambiance de dialogue puisse régner au sein de l’entreprise.
Une communication efficace se base sur une bonne capacité de compréhension mutuelle, ainsi que sur des échanges d’information clairs et fluides, afin d’optimiser les flux d’informations entre les différentes équipes et départements d’une même entreprise.
Les chefs d’entreprise doivent ainsi s’atteler à améliorer les flux de communication et d’information, ce qui passe d’abord par la création d’une atmosphère agréable dans le but d’optimiser le rendement de ses équipes. Un flux de communication optimisé permet de mieux se comprendre et ainsi d’obtenir plus facilement ce que l’on attend de ses équipes et de ses employés au niveau individuel.
Pour créer une ambiance propice à l’échange d’information entre employés, le dirigeant doit savoir générer une certaine culture d’entreprise, qui se fonde sur un esprit de respect réciproque entre employés. Cet esprit se base non seulement sur le respect, mais aussi sur l’estime de l’autre, quel que soit le lien hiérarchique, y compris lorsque la communication est adressée aux inférieurs hiérarchiques.
Il ne faut également pas oublier que les employés doivent aussi être aptes à recevoir l’information, ce qui explique notamment l’importance du fait que chaque employé doit pouvoir se sentir reconnu au sein de l’entreprise.
Lors de la répartition des tâches entre membres d’une équipe travaillant sur le même projet, un effort doit être fait pour faire en sorte qu’une mise en commun cohérente des talents et compétences de chacun soit faite. Une équipe est un comme un moteur où chaque pièce a son importance dans le bon fonctionnement de l’engin, seulement si ces pièces sont assemblées de manière cohérente. Si l’on prend les pièces individuellement, elles ne font pas forcément avancer le moteur tandis que seul le bon assemblage de ces pièces peut permettre à l’engin d’arriver à son but.
Au sein d’une équipe, la même logique est applicable. Chaque individu effectue son travail de son côté, mais c’est seulement lors de la mise en commun du travail de chacun que l’ensemble du projet prend enfin forme. Il faut ainsi pouvoir mettre en œuvre une stratégie de communication propre à l’équipe en interne pour toute la durée du projet, afin que le projet puisse se structurer de manière transparente.
Un moteur bien huilé est un bon moteur
Quand on s’attelle à améliorer la communication au sein d’une équipe, on entreprend une démarche semblable à celle d’huiler un moteur. Lorsque les membres d’une équipe apportent chacun leurs compétences sur un même projet, cela doit pouvoir se faire de manière fluide en s’adaptant aux parties des uns et des autres.
Quand un projet fait sens dans son ensemble, cela influence positivement la productivité et augmente ainsi les chances de terminer le projet dans les délais, ce qui impacte de manière positive la continuité des activités de l’entreprise et améliore ses résultats de manière générale.
Cet effort génère ainsi indirectement une augmentation du chiffre d’affaires de l’entreprise. Ce n’est d’ailleurs pas le seul avantage à optimiser la communication en entreprise. La confiance qui se sera développée entre les collaborateurs permettra également de renforcer les liens entre les membres d’une même équipe, qui sauront ainsi être loyaux les uns envers les autres. Naturellement, cela contribuera à créer une ambiance sociale agréable au sein du groupe tout en mettant en place de bonnes pratiques professionnelles qui sauront augmenter l’efficacité du groupe.
Il a été démontré dans une étude de l’AON que lorsque des efforts sont entrepris au sein d’une entreprise pour améliorer la communication entre les employés, on constate plus d’engagements de la part des employés au sein de la boite. Lorsque les salariés s’engagent plus dans leur travail, ils ont tendance à rester plus longtemps à leur poste, ce qui réduit le taux de rotation des effectifs. Les employés parlent également plus souvent de leur entreprise de manière positive et sont plus motivés par les postes qu’ils occupent.
Les différentes formes de communication en entreprise
Au cours des dernières années, la communication est devenue une préoccupation centrale des chefs d’entreprise. Il est en effet dans l’intérêt de tout dirigeant d’éviter les conflits ou tout manque de dialogue qui puisse mener à mal leur entreprise, voir l’amener à la crise.
Il est donc important pour le chef d’entreprise d’assurer une bonne entente entre ses employés, mais aussi entre l’employeur et les employés, en utilisant les bonnes stratégies de communication. En voici les plus importantes :
- Communiquer vers le bas: c’est le type de communication dont on a le plus l’habitude puisque c’est celui qu’entretient l’employeur avec l’ensemble de ses employés ou leur représentant hiérarchique. La communication vers le bas est le plus souvent une communication informative, qui peut concerner les mesures prises par la direction ou bien encore pour rappeler le règlement interne.
- Communiquer vers le haut: c’est le type de communication qui s’établit depuis la base de la pyramide hiérarchique de l’entreprise vers le haut de celle-ci jusqu’à la direction. Elle peut être organisée par les syndicats mais aussi être à l’origine de salariés intermédiaires, suivant la structure propre à l’entreprise.
- Communiquer horizontalement: c’est le type de communication le plus subtil et le plus délicat à mettre en place puisqu’il ne se base pas sur les fonctions occupées par les employés. La communication horizontale sert à optimiser l’échange et le partage parmi les employés afin d’éviter tous conflits potentiels.
Quelques obstacles à une bonne communication
Bien communiquer permet de travailler dans une plus grande transparence et c’est pourquoi une communication efficace est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise, car elle permet d’éviter les conflits et ainsi certaines situations de crise. Il peut arriver cependant que la communication connaisse quelques obstacles à surmonter afin de pouvoir délivrer un message clair et compréhensible.
Tout d’abord il faut pouvoir identifier ces obstacles à la communication, afin d’en avoir conscience et de pouvoir les surmonter, dans le but d’améliorer une communication initialement mal établie au sein de l’entreprise.
Voici une liste d’éléments qui peuvent constituer quelques obstacles à une bonne communication en entreprise :
- Le jugement: il est parfois difficile à l’échelle individuelle de faire abstraction de son propre jugement sur une personne et de prendre de la distance vis-à-vis de son propre jugement.
- Les informations filtrées: une personne a souvent tendance à ne retenir qu’une partie des informations qu’elle perçoit, et filtre ainsi le message qui lui est adressé. Cette écoute sélective correspond à la tendance que chacun a, de faire inconsciemment le tri dans les informations que l’on reçoit.
- Les différences hiérarchiques: souvent, plus un message provient d’un niveau élevé de la hiérarchie, plus il est considéré comme crédible, au détriment des messages formulés par les parties plus basses de la hiérarchie.
- Les informations mal-comprises: les malentendus ne sont pas rares quand on communique en entreprise. Ils peuvent parfois provoquer des blocages très dommageables. Souvent, ces blocages viennent du fait que l’on n’ait pas forcément la même définition de certains mots ou certaines expressions.
Surmonter les obstacles pour une bonne communication
Il est important que toutes les ressources et compétences internes d’une entreprise puissent être mises en relation les unes avec les autres de manière efficace pour que l’entreprise puisse fonctionner correctement.
Malgré tout, il est tout à fait possible de supprimer partiellement ou complètement certains de ces liens en utilisant des techniques simples :
- Impliquer ses employés: quand un salarié est motivé car il se sent impliqué, il a tendance à mieux communiquer. C’est pour cette raison qu’un effort de transparence doit être fait de la part de la direction, qui doit pouvoir communiquer sur tout ce qui touche à l’entreprise pour y impliquer ses employés.
- S’adapter : bien souvent la communication est mise à mal par la résistance aux changements. Il faut donc que les raisons de chaque changement au sein de l’entreprise soient suffisamment expliquées aux employés pour que ceux-ci comprennent l’intérêt d’opérer le changement de manière volontaire plutôt que de se sentir obligé de le faire.
Dans toutes ces situations, l’accent doit être mis sur la bonne entente afin d’éviter que des rumeurs ne se propagent et qui pourraient nuire à la bonne ambiance de l’entreprise.
Comment communiquer ? Quelques techniques en revue
Communiquer ne se limite pas à une simple série d’entretiens individuels, même s’il s’agit d’une partie importante de la communication en entreprise qui ne devrait jamais être négligée. La communication se définit en fonction des membres d’une équipe et du lot d’exigences qu’implique chaque projet. Aujourd’hui, la technologie joue également un rôle important dans la communication. Lorsque la technologie est utilisée de manière pertinente, elle permet de réaliser un gain de temps considérable et de rendre ainsi les employés plus efficaces dans leur travail.
La combinaison de plusieurs méthodes de communication permet ainsi aux projets d’avancer correctement. Pour se faire, il faut pouvoir réfléchir à comment améliorer la communication entre les membres d’une même équipe et aux méthodes de communication à mettre en place.
Une fois ces stratégies mises à l’œuvre, on constate en général une augmentation des interactions entre les employés. Voici une liste de quelques méthodes qui pourront aider chaque chef d’entreprise à prendre de l’avance. Il ne s’agit pas pour autant d’une liste exhaustive car les conseils dépendent des situations. Il faut parfois savoir se montrer créatif pour adapter ces méthodes aux situations rencontrées.
La politique de la porte ouverte
Lorsque les employés d’une entreprise ont pris l’habitude de fermer leurs portes, cela entretient en général une certaine culture du secret et une atmosphère peu propice à la communication et à la transparence. Ici, le fait de garder sa porte fermée physiquement influence directement le psychologique. Le magazine Forbes conseille ainsi de laisser les portes de bureau ouvertes et d’utiliser des espaces de travail ouverts pour montrer aux employés qu’ils font partie d’une même et grande équipe et ainsi éliminer les obstacles physiques à la bonne communication de manière définitive.
Le fait de garder sa porte ouverte fait aussi passer un message de désir de transparence, qui permet de renforcer la confiance au sein de l’entreprise. Laisser sa porte ouverte, c’est comme dire à ses collaborateurs que vous êtes disponible et qu’ils peuvent à tout moment vous demander de l’aide ou des conseils, ce qui encourage l’échange entre collègues de travail. L’autre avantage de cette technique c’est qu’elle suggère une communication régulière plutôt que de générer une profusion d’informations de manière seulement ponctuelle lors des réunions.
Cette technique permet de se garder au courant de ce qu’il se passe, de l’avancement de chaque projet, et permet de résoudre certains problèmes dans l’immédiat, plutôt que de les laisser traîner jusqu’au moment de la prochaine réunion.
Optimisez les échanges entre collègues
Lorsque les membres d’une équipe présentent une première ébauche de travail et que le chef ne la trouve pas assez bien, il faut savoir faire passer ce message correctement. Typiquement, adresser une simple note demandant une amélioration ne suffit pas, et constitue un exemple de mauvaise communication en entreprise. Ce genre de geste risque au mieux de laisser les employés très perplexes vis-à-vis de leur travail et des attentes du chef.
Il est donc crucial de savoir formuler correctement les commentaires de manière construite et détaillée afin de ne pas perturber la bonne communication au sein de l’équipe. Il faut ainsi faire preuve d’effort et fournir des commentaires qui puissent orienter les membres de l’équipe dans la bonne direction, plutôt que de créer de nouveaux obstacles à la communication.
Également, formuler ses commentaires verbalement plutôt que de manière écrite, peut se révéler plus efficace, car cela encourage également l’échange et permet à l’équipe de se rendre plus autocritique et d’anticiper les remarques. Seul point négatif du commentaire oral : il est souvent difficile de se remémorer tout ce qui a été dit. Il faut ainsi faire en sorte de garder une trace écrite de ce qui a été dit.
Définir clairement les rôles et les responsabilités de chacun
Souvent, des instructions manquant de clarté provoquent des incompréhensions qui peuvent être à l’origine de nombreux problèmes en entreprise. Lorsqu’un employé ne sait pas exactement ce que l’on attend de lui, il y a peu de chances que celui-ci puisse exécuter sa tâche correctement et de manière rapide. En définissant clairement les rôles et les responsabilités de chacun, on travaille à établir une bonne communication au sein de l’équipe.
Des outils simples comme l’utilisation de la matrice RACI permet d’attribuer chaque tâche à la personne la plus appropriée, ce qui simplifie la vie de travail et clarifie les attentes et les responsabilités de chacun, et influence ainsi positivement le comportement de chaque employé selon son rôle et son poste.
L’esprit d’équipe avant tout
C’est connu, une équipe qui s’entend bien communique mieux. On se souvient tous de ses débuts de carrière, lorsque l’on se sentait mal à l’aise, ne sachant quoi dire à ses nouveaux collègues à la pause-café. Cette situation persiste parfois encore aujourd’hui pour certaines personnes au sein de l’entreprise, qui ne s’adressent encore que de simples sourires ou salutations en passant dans les couloirs, sans jamais engager de véritable conversation. Contribuer à la création d’un esprit d’équipe au sein de l’entreprise permet aux employés de mieux se connaître et de générer une ambiance dans laquelle chacun est et se sent estimé, et où participer vaut la peine. Souder une équipe permet ainsi d’améliorer la communication selon les spécialistes du team-bonding de la firme Teambonding.
Les week-ends de « team-building » organisés par les entreprises dans le but de renforcer les équipes sont de plus en plus courants. Il s’agit de week-ends d’activités où les membres d’une même équipe participent à des courses d’obstacles ou encore s’associent pour mettre en place des constructions créatives à l’aide de ballons par exemple. Mais renforcer l’esprit d’équipe peut se faire de manière beaucoup plus simple en organisant régulièrement des évènements pour rassembler les employés dans une atmosphère amicale, plus informelle, histoire de passer du bon temps ensemble.
Une bonne communication en entreprise est ainsi primordiale pour le bon fonctionnement d’une entreprise et favorise la réussite d’un projet, qu’il s’agisse de travail en équipe à distance ou dans un bureau. Ainsi, travailler sur le développent d’une communication efficace entre les membres d’une entreprise doit être une priorité pour les dirigeants.
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