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Le dépôt de déclaration initiale d’activité en préfecture et la transmission annuelle d’un bilan financier et pédagogique s’imposent pour chaque personne qui propose des prestations de formation professionnelle continue. Il faudra dans un premier temps établir un numéro de déclaration d’activité. Voici un petit guide expliquant tout cela.

La déclaration d’activité des formateurs ou organismes de formation

Professionnels concernés

Tous les prestataires de formation, les demandeurs d’emploi, les personnes physiques ou morales qui sont salariées ou encore les travailleurs indépendants dans le cadre de leur activité professionnelle (réaliser les bilans de compétences ou valider les acquis de l’expérience).

Durant les 3 mois qui suivent la signature du premier contrat de formation ou de la toute première convention par le prestataire, le dépôt de la déclaration d’activité est obligatoire. Dès son obtention, le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité doit figurer sur les conventions. Si les conventions ne sont pas présentes, le numéro peut figurer sur les bons de commande, des contrats de formation professionnelle ou des factures.

Une entreprise qui réalise pour son personnel des formations professionnelles internes par ses propres moyens et un prestataire de formation proposée à des particuliers dans leurs activités de loisirs ne sont pas obligés d’effectuer la déclaration.

Déclaration initiale d’activité

L’adresse, la dénomination, le statut juridique du déclarant et les éventuelles autres activités exercées et la dénomination qui concernent l’organisme de formation doivent figurer dans la déclaration. Elle doit également être déposée selon les régions soit à travers le lieu du siège social, soit du lieu du principal établissement, soit du domicile de son représentant en France (dans le cas où le siège local se trouve à l’étranger), soit du lieu où la direction effective est assurée.

Quand le formateur envoie sa déclaration d’activité, on lui envoie un numéro d’enregistrement. Avant même la réception de ce numéro, la déclaration est considérée comme faite. Le préfet doit donner sa réponse dans les 30 jours. En cas de non-réponse durant ce délai, l’enregistrement de la déclaration se fait.

Toute cessation d’activité ou toute modification de la déclaration initiale (dénomination du statut de l’organisme, de l’identité du responsable de l’adresse, etc.) doivent être mentionnées dans ce délai des 30 jours. La liste publique des organismes de formation comporte tous les formateurs indépendants déclarés et tous les organismes.

Cette liste compte la description des actions de formation dispensées au nombre de salariés et de personnes formées, les renseignements relatifs à la raison sociale de l’organisme, et ses effectifs. Vous pouvez consulter la liste sur le net gratuitement.

Pièces justificatives

Numéro de déclaration d’activité -piece justificative

La déclaration doit comporter entre autres, les pièces suivantes :

  • Un justificatif d’attribution du numéro SIREN.
  • Une copie de la première convention de formation professionnelle, sinon du premier contrat de formation professionnelle (à défaut, une copie de la facture ou du bon de commande établis afin de réaliser de la prestation de formation peuvent suffire).
  • Un justificatif d’inscription sur la liste arrêtée par l’organisme collecteur paritaire agréé (OPCA), dans le cas où l’organisme présente à l’appui de la déclaration, la convention de bilan de compétences pour un salarié.

Refus ou annulation

Le refus ou l’annulation de l’enregistrement de la déclaration d’activité peuvent résulter des cas suivants :

  • Si la personne physique ou morale chargée de la déclaration a été condamnée à une interdiction d’exercer une prestation de formation professionnelle continue durant 5 ans pour certains crimes et délits liés à des mouvements sectaires entre autres (abus frauduleux de l’état d’ignorance ou de la situation de faiblesse, exercice illégal de la médecine et de la pharmacie…).
  • Si les prestations prévues ou réalisées vont à l’encontre des actions de formation professionnelle.
  • Si l’une des pièces justificatives est manquante.
  • Si l’une des dispositions relatives à la réalisation des actions de formation (remise d’une attestation de fin de formation, exigence d’un programme, mentions devant figurer dans les conventions de formation et les contrats de formation, etc.) n’est pas respectée.

Les raisons qui ont mené au refus de l’enregistrement doivent être indiquées. Les modalités de recours vous seront également mentionnées par le préfet. Le contrôle se fait sur les prestations de formation correspondant aux recettes perçues entre la date de la fin de ce bilan et la date du contrôle, et aux recettes figurant dans le dernier bilan financier et pédagogique. Quand le prestataire déclare son activité, l’examen porte sur les prestations réalisées et il n’est donc pas obligé d’effectuer le bilan financier et pédagogique.

Bilan financier et pédagogique

Une fois la déclaration de création effectuée, le prestataire de formation doit faire un bilan financier et pédagogique (BPF) qui retrace son activité de l’an passé. Le bilan doit être établi avant le mois de mai de chaque année. Une copie doit être conservée par l’organisme de formation. Tous les prestataires de formation doivent faire ce bilan, peu importe leur activité exercée (à titre principal, individuel ou accessoire) et leur statut juridique.

Au titre de la formation professionnelle continue, les organismes de formation de droit privé ayant un total de recettes au-dessus de 15 244 € hors taxes doivent inclure le compte de résultat, le bilan comptable et l’annexe du dernier exercice clos.

Un compte de résultat spécifique aux activités de formation professionnelle continue doit être joint au bilan financier et pédagogique en ce qui concerne les organismes à activités multiples. Si le BPF n’est pas envoyé ou s’il ne fait figurer aucune activité de formation, la déclaration d’activité perd sa viabilité. À partir du portail des démarches emploi et formation professionnelle, vous pouvez faire la télédéclaration du BPF.

Quelles sont les obligations d’un organisme de formation ?

Dès que vous entreprenez une activité de prestataire de formation, vous devez avoir un numéro de déclaration d’activité et vous devez vous soumettre à de nombreuses obligations de nature administrative et comptable dont le manquement peut entraîner des sanctions pénales et administratives, notamment le retrait du numéro de déclaration d’activité.

Votre activité de formation risque d’être contrôlée administrativement et financièrement par les agents de la Direccte. Pour cela, vous devez leur fournir les pièces qui justifient la réalisation des actions et du rattachement des dépenses de votre organisme à l’activité de formation.

Vous avez aussi l’opportunité de vous inscrire à la réunion d’information mensuelle conçue uniquement aux nouveaux prestataires de formation.

Le numéro de déclaration d’activité

Le numéro de déclaration d’activité est-il égale à l’agrément ou habilitation de l’État ?

Le numéro de déclaration d’activité n’est ni une habilitation de l’État ni un agrément. C’est un numéro d’enregistrement.

Si un organisme de formation produit une publicité qui mentionne la déclaration d’activité, elle doit être sous cette unique forme : « Enregistrée sous le numéro… Cet enregistrement n’équivaut pas à l’agrément de l’État » selon le Code du travail, article L.6352-12.

Le numéro d’activité est-il relié au domaine et à la nature de l’action visée dans le contrat ou la convention présentée à l’appui de la demande ?

La réponse est non. Vous pouvez exercer votre activité d’organisme de formation dans tous les domaines grâce au numéro de déclaration d’activité. Le numéro est attribué à l’organisme de formation qui peut étendre son activité et recruter d’autres formateurs et non au formateur désigné dans la demande initiale. En plus, vous pouvez exercer une autre activité à titre principal ou secondaire étant donné que l’activité de prestataire de formation n’est pas exclusive.

L’Administration a-t-elle le pouvoir de retirer le numéro d’activité ?

Si vous ne présentez pas à l’administration votre bilan financier et pédagogique retraçant chaque année votre activité d’organisme de formation ou si vous n’avez suivi aucun atelier de formation professionnelle continue durant un an, il y a une possibilité que l’administration déclare la caducité du numéro d’activité.

Suite au contrôle d’un organisme de formation, les conditions émises par le Code du travail peuvent entraîner l’annulation du numéro d’activité. Vous serez amené à déposer une nouvelle demande dans la mesure où vous souhaitez reprendre une activité de formation après le retrait ou la caducité de votre numéro de déclaration.

Si des changements apparaissent dans la situation de l’entreprise, quelles démarches entreprendre ?

En cas d’arrêt d’activité ou de modification d’un des éléments par rapport à la déclaration d’activité initiale, vous disposez d’un délai de 30 jours pour informer le Département du contrôle de la formation professionnelle par courrier. Ceci est envisageable dans le cas d’un changement de dénomination, d’adresse, de dirigeants ou de statut juridique.

Si je change de SIREN, est-ce possible de garder un numéro de déclaration d’activité ?

Cela est impossible, car l’attribution d’un nouveau SIREN implique la création d’une nouvelle personne juridique. Le mieux serait de déposer à nouveau un dossier complet de demande de numéro de déclaration d’activité.

Que représente une action de formation professionnelle continue ?

Numéro de déclaration d’activité - formation

Y a-t-il une définition qui permettrait de savoir si les actions entreprises concordent avec la formation professionnelle continue ?

Une définition précise de l’action de formation professionnelle n’existe pas dans la mesure où elle est supposée indiquer la typologie des actions, le respect de différentes dispositions qui concernent les principaux buts de la formation, la durée de la formation et les connaissances transmises, et finalement les modalités de déroulement en rapport avec la nature du public.

Quels sont les genres d’actions qui rentrent dans le domaine de la formation professionnelle continue ?

Le Code du travail contient un article intitulé L.6313-1 qui regroupe les actions de formations en adéquation avec le champ d’application des dispositions rapportées à la formation professionnelle continue. Ce sont des actions professionnalisantes qui requièrent des savoirs utilisables dans la vie professionnelle comme les actions de développement et d’adaptation des compétences des salariés, celles de préformation et de préparation à la vie professionnelle, celles de conversion, de prévention, de promotion professionnelle, d’entretien ou d’amélioration des connaissances, d’acquisition, etc.

Les actions adressées aux jeunes scolarisés ressortent-elles de la formation professionnelle continue ?

La réponse est non, car la formation d’apprentissage et de scolarité ne concorde pas avec le champ de la formation professionnelle continue, car cette dernière est adressée aux personnes qui cherchent à entrer dans la vie active ou en mènent déjà une, comme les personnes qui désirent reprendre un emploi suite à une interruption ou les demandeurs d’emploi.

Quelles sont les règles de réalisation des actes de formation ?

Les actions de formation professionnelle doivent être conformes à 4 critères d’après l’article L. 6321-1 et D.6353-1 du Code du travail :

  • Le premier est d’avoir un objectif qui correspond au but précis destiné à l’action dans le but d’acquérir les savoirs et de garantir l’évolution du savoir-faire des bénéficiaires à partir de leurs besoins et de la connaissance des qualifications.
  • Le deuxième est d’avoir un programme bien cohérent avec l’objectif qui retrace les étapes et les phases intermédiaires à l’enseignement pratique et théorique qui témoigne d’une évolution pédagogique, et des modules de formation à entamer afin d’atteindre son objectif. Le programme doit être déjà préétabli.
  • Le troisième exige d’avoir des moyens d’encadrement pédagogiques techniques et surtout des formateurs ayant des qualités et des titres qui ont un rapport avec les prestations conduites.
  • Le quatrième critère consiste à avoir les moyens entretenus pour suivre l’action comme les attestations de présence, les feuilles d’émargement, et à apprécier les résultats comme les procédures d’évaluation qui se constituent d’entretiens, d’examens, de tests réguliers de contrôle des connaissances…

Quel est le régime TVA ?

Les organismes de formation réalisant un chiffre d’affaires supérieur à 33 200 € sont soumis à la TVA. Néanmoins, selon l’article 261 -4 -4 du code général des impôts, une exonération de leur activité de formation professionnelle peut leur être accordée.

Le document permettant d’être exonéré (CERFA) est téléchargeable sur le site www.impots.gouv.fr et doit obligatoirement indiquer l’adresse du Service Impôts des Entreprises compétent. La demande faite en trois exemplaires originaux s’adresse au service du contrôle de la formation professionnelle, qui possède un délai de 3 mois pour refuser ou accorder l’attestation par courrier recommandé avec accusé de réception. Le SIE concerné et le demandeur recevront la décision du département du contrôle de la formation professionnelle.

Généralement, le département du contrôle de la formation professionnelle accepte du moment que la déclaration d’activité comporte un numéro actif et que le demandeur est à jour sur ses obligations administratives.

Les organismes à activité multiples doivent prendre garde à bien différencier les activités relevant du champ de la formation professionnelle continue et qui sont donc exonérée de TVA, d’autres activités soumises à la TVA.

Le numéro de déclaration d’activité permet donc à une entité de proposer des formations professionnalisantes par exemple dans divers domaines, en plus d’une autre activité, qu’elle soit principale ou secondaire. C’est l’élément clé à l’établissement d’une activité de formation.